Comme n’importe quel type d’organisation légale, une association gère des tâches administratives. Elles peuvent être nombreuses et délicates, selon la taille et les activités de l’association. Il existe heureusement des sociétés spécialisées dans la gestion administrative. Pourquoi engager une société experte pour s’en occuper ? Qu’apporte ce genre de société pour l’association ?
Pourquoi faire appel à un expert pour les tâches administratives de l’association ?
Pour créer une association, il faut de la passion. Mais la passion seule ne suffit pas pour créer une association, ni n’importe quel type d’organisation d’ailleurs. Pour exercer l’activité en toute légalité, il faut s’occuper des tâches administratives. Notamment : la comptabilité, la gestion des factures fournisseurs, la gestion des coursiers, la préparation des contrats divers, etc… Cependant, il est courant que celui ou celle qui a initié la création de l’association n’aie pas les compétences requises dans ces domaines. Dans les associations ayant déjà une structure en interne pour s’occuper de ces tâches administratives, il se peut que le personnel n’arrive pas à gérer la quantité de travail à faire, même en utilisant un logiciel de gestion association. Dans l’une ou l’autre de ces situations, engager une société experte en gestion administrative serait nécessaire. Les responsables gestion d'association pourront se concentrer sur leur mission principale tout en étant serein quant aux détails administratifs.
Ce qu’on attend d’un expert en gestion administrative d’association
Avant de travailler avec une société experte, et avant même de commencer les recherches, il faut d’abord que les décideurs au sein de l’association définissent bien les besoins. Quelles parties de la gestion administrative association seront gérées par la société experte ? Quels services a-t-on réellement besoin ? Une fois les réponses à ces questions clarifiées, une liste des tâches sera adressée à la société experte engagée par l’association. Le contrat sera établi en fonction de la quantité de travail demandée et du niveau de difficulté des tâches. Ceci dit, il faut éviter de travailler avec les sociétés expertes qui se contentent de lister les tâches et de faire des rapports. La relation entre les deux parties ne devrait pas être aussi machinale. Travaillez avec une société privilégiant le « sur-mesure ». En effet, il y aura des imprévus et les besoins de l’association pourront changer. La société experte engagée devra pouvoir s’adapter aux diverses situations qui se présenteront.
L’importance de la partie comptabilité dans l’association
Dans la partie administrative de la gestion association, le volet le plus délicat est sans doute la comptabilité. Des erreurs à ce niveau auraient des retombées catastrophiques sur les activités de l’association. Nombreux sont les associations qui ont cessé d’exister à cause d’une mauvaise gestion de la comptabilité. On trouve même parfois quelques-unes ayant été pénalisées par le système fiscale, sans qu’il y ait eu vraiment de mauvaises fois de la part des responsables. Donc, il est plus qu'important de travailler avec des experts qui puissent analyser correctement les problématiques liées à l’équilibre budgétaire de votre association. Optez toujours pour un accompagnement complet, incluant à la fois la comptabilité analytique et la comptabilité de trésorerie.